Gửi email là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Tuy nhiên, việc soạn đi soạn lại những email có nội dung tương tự nhau (như trả lời câu hỏi thường gặp, gửi thông báo, hay các phản hồi tiêu chuẩn) có thể ngốn rất nhiều thời gian quý báu của bạn. May mắn thay, Microsoft Outlook cung cấp một giải pháp hiệu quả: tạo và sử dụng mẫu email trong Outlook (Email Templates). Tính năng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự nhất quán và chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào cách tạo và sử dụng mẫu email trong Outlook một cách chi tiết nhất, từ những bước cơ bản đến các mẹo nâng cao, giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.
Tại sao bạn nên sử dụng mẫu email trong Outlook?
Sử dụng mẫu email mang lại nhiều lợi ích đáng kể:
* Tiết kiệm thời gian: Thay vì gõ lại nội dung, bạn chỉ cần chèn mẫu và thực hiện một vài chỉnh sửa nhỏ.
* Đảm bảo sự nhất quán: Mẫu email giúp duy trì giọng điệu, định dạng và thông điệp thương hiệu đồng nhất trong mọi lần gửi.
* Giảm thiểu sai sót: Nội dung được soạn sẵn, kiểm tra kỹ lưỡng sẽ ít mắc lỗi chính tả hoặc ngữ pháp hơn.
* Tăng năng suất: Với ít thời gian dành cho việc soạn email lặp đi lặp lại, bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
Cách tạo mẫu email trong Outlook (.oft)
Đây là phương pháp phổ biến và trực tiếp nhất để tạo mẫu email trong Outlook:
[Gợi ý: Chèn hình ảnh mô tả bước 1: Mở email mới]1. Mở một email mới: Trong Outlook, nhấn `Ctrl + N` hoặc click vào “Email Mới” (New Email).
2. Soạn nội dung email: Nhập tất cả nội dung bạn muốn đưa vào mẫu. Điều này bao gồm văn bản, định dạng, chữ ký, thậm chí cả chủ đề email và tệp đính kèm nếu chúng là cố định.
3. Lưu email dưới dạng mẫu:
* Click vào menu Tệp (File).
* Chọn Lưu Như (Save As).
* Trong cửa sổ “Lưu Như”, tìm mục Lưu dưới dạng (Save as type).
* Click vào mũi tên thả xuống và chọn Mẫu Outlook (*.oft) (Outlook Template (*.oft)).
* Đổi tên tệp nếu cần một cái tên dễ nhớ hơn. Tên mặc định sẽ là chủ đề email của bạn.
* Click Lưu (Save).
Outlook sẽ tự động lưu tệp *.oft này vào thư mục mẫu mặc định của nó, thường nằm ở vị trí như `C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates`.
Sử dụng tính năng Quick Parts để tạo mẫu nhanh
Ngoài việc lưu toàn bộ email dưới dạng *.oft, bạn có thể sử dụng tính năng Quick Parts để lưu và chèn nhanh các đoạn văn bản, cụm từ hoặc thậm chí là các khối văn bản phức tạp mà bạn thường xuyên sử dụng.
1. Soạn hoặc tìm đoạn văn bản muốn lưu: Mở email hoặc tài liệu bất kỳ có chứa đoạn văn bản bạn muốn làm mẫu Quick Part.
2. Chọn đoạn văn bản: Bôi đen (highlight) đoạn văn bản đó.
3. Lưu vào Quick Parts Gallery:
* Vào tab Chèn (Insert).
* Trong nhóm Văn bản (Text), click vào Quick Parts.
* Chọn Lưu vùng chọn vào Bộ sưu tập Quick Part… (Save Selection to Quick Part Gallery…).
* Đặt tên cho Quick Part của bạn, chọn thư viện và loại nếu cần.
* Click OK.
Quick Parts đặc biệt hữu ích cho các đoạn văn bản nhỏ hơn, chữ ký thay thế, hoặc các câu trả lời ngắn gọn.
Cách sử dụng mẫu email (.oft) đã tạo
Sau khi đã tạo mẫu email trong Outlook và lưu lại, làm thế nào để sử dụng chúng?
1. Trong Outlook:
* Vào tab Trang đầu (Home).
* Click vào Mục Mới (New Items).
* Chọn Thêm Mục (More Items).
* Chọn Chọn Biểu mẫu (Choose Form…).
* Trong hộp thoại “Chọn Biểu mẫu”, click vào mũi tên thả xuống bên cạnh “Tìm kiếm trong” (Look In) và chọn Mẫu Người dùng trong Hệ thống Tệp (User Templates in File System).
* Một danh sách các mẫu *.oft bạn đã lưu sẽ xuất hiện. Chọn mẫu bạn muốn sử dụng và click Mở (Open).
Một cửa sổ email mới sẽ mở ra với tất cả nội dung, chủ đề và định dạng từ mẫu của bạn. Bạn chỉ cần điền thông tin cụ thể và gửi đi.
Cách sử dụng Quick Parts đã lưu
Sử dụng Quick Parts thậm chí còn đơn giản hơn:
1. Trong cửa sổ soạn email, đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn chèn mẫu.
2. Vào tab Chèn (Insert).
3. Click vào Quick Parts.
4. Chọn Quick Part bạn muốn từ danh sách hiện ra.
Nội dung của Quick Part sẽ ngay lập tức được chèn vào email của bạn.
Các tính năng liên quan và mẹo hữu ích
* Chỉnh sửa mẫu: Để chỉnh sửa một mẫu *.oft, bạn cần mở nó (bằng cách sử dụng phương pháp “Chọn Biểu mẫu” như khi tạo email mới từ mẫu), thực hiện chỉnh sửa và sau đó lưu lại mẫu với cùng tên cũ, ghi đè lên tệp cũ.
* Mẫu nền thư (Stationery & Themes): Outlook cũng cho phép bạn áp dụng các mẫu nền có sẵn (Stationery) hoặc chủ đề (Themes) để làm cho email của bạn trông bắt mắt hơn. Tuy nhiên, điều này khác với việc tạo mẫu nội dung.
* Tổ chức Quick Parts: Đặt tên rõ ràng cho các Quick Parts để dễ dàng tìm và sử dụng. Bạn có thể phân loại chúng trong quá trình lưu.
* Vị trí lưu trữ: Biết vị trí lưu trữ mẫu (.oft) có thể hữu ích nếu bạn cần sao lưu hoặc chia sẻ mẫu của mình (mặc dù việc chia sẻ trực tiếp tệp .oft không phải là cách tiêu chuẩn cho nhiều người dùng).
Kết luận
Việc tạo và sử dụng mẫu email trong Outlook là một kỹ năng đơn giản nhưng mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc trong việc nâng cao năng suất làm việc của bạn. Bằng cách dành một chút thời gian ban đầu để tạo các mẫu cho những email thường xuyên gửi, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong tương lai, đồng thời đảm bảo mọi thông tin được truyền tải một cách chuyên nghiệp và nhất quán. Đừng ngần ngại bắt đầu áp dụng ngay hôm nay!
Để nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý email của bạn, hãy xem thêm bài viết của chúng tôi về [Cách sắp xếp email trong Outlook hiệu quả](/bai-viet-lien-quan).
Bạn có thể tìm hiểu thêm về các tính năng mẫu email trên trang hỗ trợ chính thức của Microsoft: [Sử dụng mẫu email](https://support.microsoft.com/vi-vn/office/s%E1%BB%AD-d%E1%BB%A5ng-m%E1%BA%ABu-email-e44b502c-0331-415a-a70d-620138d86b21).
Làm Chủ Deadline: Hướng Dẫn Sử Dụng Nhắc Nhở Outlook Hiệu Quả
Làm Chủ Thời Gian: Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Quản Lý Lịch Biểu và Sắp Xếp Cuộc Hẹn Hiệu Quả Trong Outlook
Quick Steps trong Outlook: Giải Phóng Hộp Thư Đến Của Bạn Bằng Tự Động Hóa Thông Minh
Làm Chủ Thời Gian: Hướng Dẫn Chi Tiết Lên Lịch Gửi Email Outlook (Delay Delivery)
Quản lý Email Hiệu quả Outlook: Làm Chủ Hộp Thư với Rules và Folders
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Tạo Chữ Ký Email Chuyên Nghiệp Trong Outlook (2024)