Làm Chủ Thời Gian: Hướng Dẫn Chi Tiết Lên Lịch Gửi Email Outlook (Delay Delivery)

Bạn đã bao giờ soạn xong một email quan trọng nhưng lại ngần ngại nhấn nút “Gửi” ngay lập tức? Có thể vì đó là email cần gửi vào đầu giờ sáng mai, hoặc bạn muốn chắc chắn thông tin được gửi đến đối tác ở múi giờ khác vào thời điểm thích hợp nhất của họ. Tính năng Lên lịch gửi email Outlook (Delay Delivery) chính là giải pháp hoàn hảo cho những tình huống này, giúp bạn kiểm soát thời gian gửi và tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách tận dụng hiệu quả tính năng mạnh mẽ nhưng thường bị bỏ qua này của Microsoft Outlook.

Tại sao bạn nên sử dụng tính năng Lên lịch gửi email Outlook?

Việc trì hoãn gửi email không chỉ đơn thuần là một mẹo nhỏ mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tăng tính chuyên nghiệp: Gửi email vào đúng thời điểm (ví dụ: giờ làm việc) thể hiện sự tôn trọng thời gian của người nhận, ngay cả khi bạn soạn thảo email vào đêm khuya hay cuối tuần.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Soạn sẵn các email báo cáo, thông báo hoặc phản hồi khi bạn có thời gian rảnh và lên lịch gửi chúng vào thời điểm cần thiết.
• Tránh gửi nhầm hoặc thiếu sót: Khoảng thời gian chờ trước khi email được gửi đi cho phép bạn có cơ hội xem lại, chỉnh sửa hoặc thậm chí hủy bỏ nếu phát hiện sai sót.
• Phù hợp với múi giờ khác nhau: Khi làm việc với đối tác, khách hàng quốc tế, việc lên lịch gửi email giúp thông điệp của bạn đến hộp thư của họ vào thời gian hợp lý, tăng khả năng được đọc và phản hồi.
• Gửi thông báo đúng thời điểm: Lên lịch gửi lời nhắc cuộc họp, thông báo sự kiện hoặc deadline dự án để đảm bảo mọi người nhận được thông tin vào lúc cần thiết nhất.

Hướng dẫn chi tiết cách Lên lịch gửi email Outlook

Cách thực hiện có thể hơi khác biệt tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng (trên máy tính Windows, Mac hay phiên bản Web).

1. Lên lịch gửi email trên Outlook cho Windows:

Đây là giao diện phổ biến nhất và cách thực hiện khá đơn giản:

1. Soạn email mới như bình thường (Nhấp vào New Email).
2. Trong cửa sổ soạn thảo email, chuyển đến tab Options (Tùy chọn).
3. Trong nhóm “More Options” (Tùy chọn khác), nhấp vào Delay Delivery (Trì hoãn Gửi).
4. Trong hộp thoại Properties (Thuộc tính) vừa xuất hiện, tìm đến phần “Delivery options” (Tùy chọn gửi).
5. Đánh dấu vào ô Do not deliver before (Không gửi trước).
6. Chọn ngày và giờ bạn muốn email được gửi đi từ lịch và danh sách thả xuống.
7. Nhấp vào Close (Đóng).
8. Quay lại cửa sổ soạn thảo email, nhấp vào nút Send (Gửi).

Email của bạn sẽ được lưu trong thư mục Outbox (Hộp thư đi) cho đến đúng thời điểm đã lên lịch và sẽ tự động được gửi đi.

[Gợi ý: Chèn ảnh/video minh họa các bước lên lịch gửi email trên Outlook cho Windows tại đây]

2. Lên lịch gửi email trên Outlook cho Mac:

Giao diện Outlook trên Mac có đôi chút khác biệt:

1. Soạn email mới.
2. Thay vì nhấp ngay vào nút “Send”, hãy nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Send.
3. Chọn Send Later (Gửi Sau).
4. Một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra cho phép bạn chọn ngày và giờ gửi đề xuất hoặc nhấp vào Custom Time (Thời gian tùy chỉnh) để chọn ngày giờ cụ thể.
5. Chọn ngày giờ mong muốn và nhấp Send.

Email sẽ được lưu trong thư mục Drafts (Thư nháp) cho đến khi gần đến giờ gửi, nó sẽ tự động chuyển sang Outbox và được gửi đi.

[Gợi ý: Chèn ảnh minh họa các bước lên lịch gửi email trên Outlook cho Mac tại đây]

3. Lên lịch gửi email trên Outlook trên Web (OWA):

Nếu bạn sử dụng Outlook qua trình duyệt web (Outlook.com hoặc Microsoft 365), cách thực hiện tương tự như trên Mac:

1. Soạn email mới.
2. Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nút Send (Gửi).
3. Chọn Schedule send (Lên lịch gửi).
4. Chọn một trong các thời gian đề xuất hoặc chọn Custom time (Thời gian tùy chỉnh).
5. Thiết lập ngày giờ bạn muốn gửi và nhấp Send.

Email đã lên lịch sẽ được lưu trong thư mục Drafts (Thư nháp) và tự động gửi vào thời gian đã định.

[Gợi ý: Chèn ảnh minh họa các bước lên lịch gửi email trên Outlook Web App tại đây]

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Delay Delivery

• Yêu cầu về trạng thái Outlook (Đối với tài khoản POP/IMAP): Nếu bạn đang sử dụng tài khoản email POP hoặc IMAP trên phiên bản Outlook dành cho máy tính (Windows), Outlook cần phải đang chạy trên máy tính của bạn vào thời điểm email dự kiến được gửi. Nếu Outlook đóng, email sẽ chỉ được gửi khi bạn mở lại ứng dụng.
• Tài khoản Exchange/Microsoft 365: Nếu bạn sử dụng tài khoản Exchange hoặc Microsoft 365 (phổ biến trong các tổ chức), email đã lên lịch sẽ được lưu trữ trên máy chủ. Do đó, email vẫn sẽ được gửi đúng giờ ngay cả khi bạn đã tắt Outlook hoặc máy tính. Đây là ưu điểm lớn của các loại tài khoản này.
• Kiểm tra và chỉnh sửa: Email đã lên lịch thường nằm trong thư mục Outbox (đối với Windows POP/IMAP) hoặc Drafts (đối với Mac, Web, Exchange/M365). Bạn có thể vào các thư mục này, mở email, chỉnh sửa nội dung hoặc thay đổi thời gian gửi (bằng cách lặp lại các bước trong phần Options > Delay Delivery hoặc tương đương) trước khi nó được gửi đi. Để hủy, chỉ cần xóa email khỏi Outbox/Drafts.

Mẹo tối ưu việc Lên lịch gửi email Outlook

• Kết hợp với Templates (Mẫu): Nếu bạn thường xuyên gửi các loại email tương tự có lịch trình, hãy tạo mẫu email và sử dụng tính năng Delay Delivery để tiết kiệm thời gian soạn thảo.
• Đặt lời nhắc: Nếu bạn lên lịch gửi một email quan trọng, hãy cân nhắc đặt lời nhắc cho bản thân để kiểm tra lại trước giờ gửi dự kiến.
• Sử dụng cho phản hồi ngoài giờ: Soạn sẵn phản hồi cho các email nhận được ngoài giờ làm việc và lên lịch gửi vào đầu ngày làm việc tiếp theo.

Việc sử dụng tính năng Lên lịch gửi email Outlook là một kỹ năng quản lý email thông minh, giúp bạn kiểm soát tốt hơn luồng công việc và giao tiếp hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!

Để tìm hiểu thêm các mẹo hữu ích khác, bạn có thể tham khảo bài viết về các mẹo sử dụng Outlook hiệu quả của chúng tôi hoặc truy cập trang hỗ trợ chính thức của Microsoft về trì hoãn gửi email.