Khai Thác Tối Đa Tính Năng Dịch Thuật (Translate) Tích Hợp Trong Word 2019

Trong môi trường làm việc và học tập ngày càng toàn cầu hóa, việc xử lý các tài liệu đa ngôn ngữ trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Microsoft Word 2019 đã tích hợp sẵn một công cụ mạnh mẽ để giải quyết vấn đề này: tính năng Dịch thuật (Translate). Việc hiểu rõ và biết cách sử dụng tính năng dịch thuật trong Word 2019 không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn phá vỡ rào cản ngôn ngữ một cách hiệu quả ngay trong trình soạn thảo quen thuộc.

Tính năng này cho phép người dùng dịch một đoạn văn bản chọn lọc hoặc toàn bộ tài liệu sang nhiều ngôn ngữ khác nhau mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng hay trang web dịch thuật bên ngoài. Đây là một cải tiến đáng kể so với các phiên bản trước, mang lại sự tiện lợi tối đa.

Tính năng Dịch thuật trong Word 2019 hoạt động như thế nào?

Công cụ dịch thuật tích hợp trong Word 2019 được cung cấp bởi Microsoft Translator, một dịch vụ dịch máy dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI). Nó sử dụng các mô hình mạng nơ-ron tiên tiến để cung cấp các bản dịch ngày càng chính xác và tự nhiên hơn theo thời gian. Khi bạn yêu cầu dịch, nội dung sẽ được gửi đến máy chủ của Microsoft Translator để xử lý và kết quả được trả về hiển thị ngay trong Word.

Điều này có nghĩa là bạn cần có kết nối Internet để sử dụng đầy đủ tính năng này. Microsoft cam kết về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu trong quá trình này, nhưng người dùng nên tham khảo chính sách bảo mật của Microsoft để biết thêm chi tiết.

Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng Dịch thuật trong Word 2019

Có hai cách chính để bạn tận dụng công cụ này:

1. Dịch một đoạn văn bản chọn lọc (Translate Selection)

Đây là lựa chọn lý tưởng khi bạn chỉ cần hiểu nghĩa của một câu, một cụm từ hoặc một đoạn văn ngắn trong tài liệu.

• Bước 1: Mở tài liệu Word 2019 của bạn.
• Bước 2: Bôi đen (chọn) đoạn văn bản bạn muốn dịch.
• Bước 3: Trên thanh Ribbon, chọn tab Review.
• Bước 4: Trong nhóm Language, nhấp vào nút Translate.
• Bước 5: Chọn Translate Selection từ menu thả xuống.
• Bước 6: Một cửa sổ Translator sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Word thường tự động phát hiện ngôn ngữ gốc (From). Bạn cần chọn ngôn ngữ đích (To) mà bạn muốn dịch sang.
• Bước 7: Bản dịch sẽ tự động hiển thị trong cửa sổ Translator. Bạn có thể đọc trực tiếp hoặc nhấp vào nút Insert để chèn bản dịch vào vị trí con trỏ trong tài liệu (thay thế văn bản gốc hoặc chèn thêm).

[Gợi ý: Chèn ảnh chụp màn hình các bước dịch văn bản chọn lọc tại đây]

2. Dịch toàn bộ tài liệu (Translate Document)

Khi bạn cần dịch toàn bộ nội dung của một tệp Word, tính năng này sẽ giúp bạn thực hiện nhanh chóng.

• Bước 1: Mở tài liệu Word 2019 bạn muốn dịch.
• Bước 2: Vào tab Review trên thanh Ribbon.
• Bước 3: Trong nhóm Language, nhấp vào Translate.
• Bước 4: Chọn Translate Document.
• Bước 5: Cửa sổ Translator sẽ mở ra. Xác nhận ngôn ngữ gốc (From – thường tự động phát hiện) và chọn ngôn ngữ đích (To).
• Bước 6: Nhấp vào nút Translate ở cuối cửa sổ Translator.
• Bước 7: Word sẽ tạo một bản sao mới của tài liệu và hiển thị nội dung đã được dịch sang ngôn ngữ bạn chọn trong tài liệu mới này. Tài liệu gốc của bạn vẫn được giữ nguyên.

[Gợi ý: Chèn video hướng dẫn dịch toàn bộ tài liệu tại đây]

Lợi ích khi sử dụng tính năng Dịch thuật trong Word 2019

• Tiện lợi và nhanh chóng: Thực hiện dịch thuật ngay trong môi trường làm việc quen thuộc, không cần sao chép/dán qua lại giữa các ứng dụng.
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Microsoft Translator hỗ trợ hàng chục ngôn ngữ phổ biến, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.
• Tiết kiệm chi phí: Tính năng được tích hợp sẵn, không tốn thêm chi phí so với việc sử dụng các dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp cho các bản nháp hoặc tham khảo nhanh.
• Hỗ trợ học ngoại ngữ: Có thể dùng để tra cứu nhanh nghĩa của từ/cụm từ khi đọc tài liệu tiếng nước ngoài.

Những hạn chế và lưu ý quan trọng

Mặc dù tiện lợi, dịch thuật trong Word 2019 vẫn là dịch máy và có những hạn chế cần lưu ý:

• Độ chính xác: Chất lượng bản dịch có thể không hoàn hảo, đặc biệt với các ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên ngành, hoặc văn phong trang trọng. Luôn cần kiểm tra lại bản dịch.
• Ngữ cảnh: Dịch máy có thể gặp khó khăn trong việc hiểu đúng ngữ cảnh, dẫn đến bản dịch đôi khi máy móc hoặc sai lệch ý nghĩa.
• Không thay thế chuyên gia: Không nên sử dụng cho các tài liệu quan trọng yêu cầu độ chính xác tuyệt đối như hợp đồng, văn bản pháp lý, tài liệu kỹ thuật chi tiết. Trong những trường hợp này, việc thuê dịch giả chuyên nghiệp là cần thiết.
• Yêu cầu kết nối Internet: Tính năng này phụ thuộc vào dịch vụ đám mây của Microsoft Translator.
• Bảo mật: Dữ liệu được gửi đến máy chủ Microsoft để xử lý. Cân nhắc kỹ nếu tài liệu chứa thông tin nhạy cảm.

Mẹo sử dụng hiệu quả

• Sử dụng để hiểu ý chính: Tính năng này rất tốt để nắm bắt nhanh nội dung tổng quát của tài liệu nước ngoài.
• Hiệu đính sau khi dịch: Luôn đọc lại và chỉnh sửa bản dịch máy, đặc biệt nếu bạn định sử dụng nó cho mục đích giao tiếp.
• Chọn đúng ngôn ngữ: Đảm bảo bạn đã chọn đúng cặp ngôn ngữ nguồn và đích.
• Kết hợp với các công cụ khác: Có thể sử dụng song song với từ điển hoặc các công cụ dịch thuật khác để đối chiếu.

Tóm lại, tính năng dịch thuật trong Word 2019 là một công cụ hữu ích, giúp đơn giản hóa việc xử lý tài liệu đa ngôn ngữ cho các nhu cầu cơ bản và tham khảo nhanh. Bằng cách hiểu rõ cách thức hoạt động, lợi ích và hạn chế của nó, bạn có thể khai thác hiệu quả công cụ này để nâng cao năng suất làm việc. Để khám phá thêm các mẹo hữu ích khác, bạn có thể tham khảo bài viết về các mẹo tăng năng suất trong Word 2019.