Tạo Biểu Đồ Tròn Trong Excel (Pie Chart): Hướng Dẫn Chi Tiết và Khi Nào Nên Sử Dụng Hiệu Quả

Trong thế giới phân tích dữ liệu và báo cáo, việc trực quan hóa thông tin là cực kỳ quan trọng. Excel cung cấp nhiều công cụ mạnh mẽ để làm điều này, và biểu đồ tròn (Pie Chart) là một trong những lựa chọn phổ biến nhất. Tuy nhiên, không phải lúc nào biểu đồ tròn cũng là lựa chọn tốt nhất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo biểu đồ tròn trong Excel, đồng thời phân tích sâu về các trường hợp nên và không nên sử dụng loại biểu đồ này để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong báo cáo của bạn.

Nội dung chính

Biểu đồ tròn (Pie Chart) là gì?

Biểu đồ tròn là một loại biểu đồ hình tròn được chia thành các “lát cắt” (slices). Mỗi lát cắt đại diện cho một phần của tổng thể, và kích thước của lát cắt tỷ lệ thuận với giá trị mà nó đại diện. Tổng giá trị của tất cả các lát cắt luôn bằng 100% hoặc tổng thể dữ liệu.

Chúng thường được sử dụng để hiển thị sự phân bổ tỷ lệ phần trăm của các thành phần khác nhau trong một tập dữ liệu duy nhất.

Khi nào nên sử dụng biểu đồ tròn trong Excel?

Biểu đồ tròn phát huy hiệu quả tối đa khi bạn muốn nhấn mạnh tỷ lệ hoặc sự đóng góp của từng phần vào một tổng thể. Dưới đây là các tình huống lý tưởng để sử dụng chúng:

Hiển thị tỷ lệ phần trăm: Đây là mục đích chính của biểu đồ tròn. Nó giúp người xem nhanh chóng nắm bắt được thành phần nào chiếm tỷ trọng lớn nhất, nhỏ nhất trong tổng thể (ví dụ: tỷ lệ thị phần, phân bổ ngân sách, kết quả khảo sát).
Số lượng danh mục ít: Biểu đồ tròn hoạt động tốt nhất khi chỉ có một số ít lát cắt (danh mục). Theo khuyến nghị của các chuyên gia trực quan hóa dữ liệu, bạn nên giới hạn số lượng lát cắt tối đa là 5 hoặc 6. Nhiều hơn sẽ khiến biểu đồ trở nên rối mắt và khó đọc.
Các giá trị cộng lại thành tổng có ý nghĩa: Dữ liệu bạn sử dụng phải đại diện cho các bộ phận của một tổng thể duy nhất (ví dụ: tổng doanh thu, tổng số người tham gia).
So sánh một phần với tổng thể: Nếu mục tiêu chính là cho thấy một hoặc hai danh mục chiếm phần lớn như thế nào so với tổng thể, biểu đồ tròn rất hiệu quả.

[Gợi ý: Chèn ảnh ví dụ về một biểu đồ tròn hiệu quả, ví dụ: phân bổ doanh thu theo 3 khu vực chính tại đây]

Khi nào KHÔNG nên sử dụng biểu đồ tròn?

Mặc dù phổ biến, biểu đồ tròn lại thường bị lạm dụng. Hãy tránh sử dụng chúng trong các trường hợp sau:

So sánh chính xác giữa các danh mục: Mắt người khó có thể so sánh chính xác kích thước góc hoặc diện tích của các lát cắt, đặc biệt khi chúng có giá trị gần bằng nhau. Biểu đồ cột (Column Chart) hoặc biểu đồ thanh (Bar Chart) thường làm tốt việc này hơn.
Có quá nhiều danh mục: Như đã đề cập, quá nhiều lát cắt (trên 6) sẽ làm biểu đồ trở nên cực kỳ khó đọc và mất đi tính hiệu quả.
Dữ liệu thay đổi theo thời gian: Biểu đồ tròn chỉ hiển thị dữ liệu tại một thời điểm. Để thể hiện xu hướng hoặc sự thay đổi qua các giai đoạn, hãy sử dụng biểu đồ đường (Line Chart) hoặc biểu đồ cột.
Dữ liệu không cộng thành 100% hoặc tổng thể: Nếu các danh mục không đại diện cho các phần của một tổng thể duy nhất, biểu đồ tròn sẽ gây hiểu lầm.
Cần độ chính xác cao: Khi cần hiển thị và so sánh các giá trị số liệu một cách chính xác, biểu đồ thanh/cột là lựa chọn ưu việt hơn.

[Gợi ý: Chèn ảnh ví dụ về một biểu đồ tròn kém hiệu quả (quá nhiều phần, khó so sánh) tại đây]

Hướng dẫn chi tiết cách Tạo biểu đồ tròn trong Excel

Việc tạo biểu đồ tròn trong Excel khá đơn giản. Dưới đây là các bước cơ bản:

Chuẩn bị dữ liệu: Sắp xếp dữ liệu của bạn thành hai cột hoặc hai hàng. Một cột/hàng chứa tên các danh mục (ví dụ: Sản phẩm A, Sản phẩm B) và cột/hàng còn lại chứa giá trị tương ứng (ví dụ: Doanh thu, Số lượng). Đảm bảo rằng các giá trị này cộng lại thành một tổng có ý nghĩa.
Chọn dữ liệu: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn vẽ biểu đồ, bao gồm cả tiêu đề cột/hàng.
Chèn biểu đồ tròn:
- Đi tới tab Insert (Chèn) trên thanh công cụ Ribbon.
- Trong nhóm Charts (Biểu đồ), nhấp vào biểu tượng biểu đồ tròn (hình tròn chia lát).
- Chọn loại biểu đồ tròn bạn muốn. Thông thường, 2-D Pie (Biểu đồ tròn 2D) là lựa chọn tốt nhất vì biểu đồ 3D có thể làm sai lệch tỷ lệ trực quan. Bạn cũng có thể chọn Doughnut (Biểu đồ Vành khuyên) nếu muốn.
Tùy chỉnh biểu đồ: Sau khi biểu đồ xuất hiện, bạn có thể tùy chỉnh nó để dễ đọc và chuyên nghiệp hơn:
- Tiêu đề biểu đồ (Chart Title): Nhấp vào tiêu đề mặc định và nhập tên mô tả rõ ràng cho biểu đồ.
- Nhãn dữ liệu (Data Labels): Nhấp chuột phải vào biểu đồ, chọn Add Data Labels (Thêm Nhãn Dữ liệu). Sau đó, bạn có thể nhấp chuột phải vào nhãn và chọn Format Data Labels (Định dạng Nhãn Dữ liệu) để hiển thị tên danh mục, giá trị, và/hoặc tỷ lệ phần trăm. Hiển thị tỷ lệ phần trăm thường là hữu ích nhất cho biểu đồ tròn.
- Chú giải (Legend): Nếu cần thiết, bạn có thể di chuyển hoặc định dạng lại chú giải. Tuy nhiên, việc hiển thị tên danh mục trực tiếp trên các lát cắt (thông qua Data Labels) thường rõ ràng hơn.
- Màu sắc và Kiểu dáng: Sử dụng các tab Chart Design (Thiết kế Biểu đồ) và Format (Định dạng) để thay đổi màu sắc, kiểu dáng, hiệu ứng cho biểu đồ thêm hấp dẫn và phù hợp với báo cáo của bạn.

[Gợi ý: Chèn ảnh/GIF minh họa các bước tạo biểu đồ tròn trong Excel tại đây]

Mẹo tối ưu hóa biểu đồ tròn của bạn

Để biểu đồ tròn thực sự hiệu quả, hãy áp dụng các mẹo sau:

Sắp xếp các lát cắt: Sắp xếp các lát cắt theo thứ tự giảm dần hoặc tăng dần (thường bắt đầu từ vị trí 12 giờ và đi theo chiều kim đồng hồ) giúp người xem dễ so sánh hơn. Trừ khi có một thứ tự logic khác cần tuân theo.
Sử dụng màu sắc một cách chiến lược: Chọn màu sắc tương phản tốt, dễ phân biệt. Tránh sử dụng quá nhiều màu gây rối mắt. Nếu cần nhấn mạnh một lát cắt cụ thể, hãy dùng màu nổi bật cho lát đó và màu trung tính hơn cho các lát còn lại.
Ghi nhãn rõ ràng: Đảm bảo các nhãn dữ liệu (đặc biệt là tỷ lệ phần trăm) dễ đọc và được đặt gần lát cắt tương ứng.
Tránh hiệu ứng 3D và các yếu tố không cần thiết: Hiệu ứng 3D, bóng đổ, hoặc nền phức tạp có thể làm sai lệch cảm nhận về tỷ lệ và gây mất tập trung. Sự đơn giản thường hiệu quả hơn.
Cân nhắc biểu đồ vành khuyên (Doughnut Chart): Đây là một biến thể của biểu đồ tròn, với một khoảng trống ở giữa. Đôi khi nó được coi là dễ đọc hơn một chút và không gian trống có thể dùng để hiển thị tổng giá trị.

Các lựa chọn thay thế cho biểu đồ tròn

Nếu biểu đồ tròn không phù hợp với dữ liệu hoặc mục tiêu của bạn, hãy xem xét các lựa chọn thay thế sau trong Excel:

Biểu đồ thanh (Bar Chart): Tuyệt vời để so sánh giá trị chính xác giữa các danh mục, đặc biệt khi tên danh mục dài.
Biểu đồ cột (Column Chart): Tương tự biểu đồ thanh, hiệu quả cho việc so sánh các giá trị.
Biểu đồ thanh xếp chồng 100% (100% Stacked Bar/Column Chart): Hiển thị tỷ lệ phần trăm của các thành phần trong mỗi danh mục chính, giống như nhiều biểu đồ tròn gộp lại.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các loại biểu đồ khác trong Excel để lựa chọn công cụ phù hợp nhất cho nhu cầu phân tích và trình bày dữ liệu của mình. Xem thêm về cách sử dụng các hàm cơ bản tại bài viết về hàm SUM trong Excel.

Kết luận

Tạo biểu đồ tròn trong Excel là một kỹ năng cơ bản nhưng việc sử dụng nó một cách hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết về điểm mạnh và điểm yếu của nó. Hãy nhớ rằng, biểu đồ tròn phù hợp nhất để hiển thị tỷ lệ phần trăm của một tổng thể với số lượng danh mục hạn chế. Khi cần so sánh chính xác hoặc hiển thị xu hướng, các loại biểu đồ khác như biểu đồ thanh hoặc đường sẽ là lựa chọn tốt hơn. Bằng cách áp dụng các hướng dẫn và mẹo trong bài viết này, bạn có thể tạo ra những biểu đồ tròn không chỉ đẹp mắt mà còn truyền tải thông tin một cách chính xác và hiệu quả trong các báo cáo Excel của mình.